Феськов про комунікативні можливості громадської організації

FacebookVKTwitterGoogle+Поділитись
Володимир Феськов
Володимир Феськов

Текст роздаткового матеріалу лекції “Комунікативні можливості громадської організації“ екс-голови Ради Старійшин та Контрольно-ревізійної комісії ВМГО “Фундація Регіональних Ініціатив” (ФРІ), члена Громадської ради при Закарпатській ОДА, головного редактора газети “ВАРТО знати” та координатора закарпатського “Громадського центру” Володимира Феськова. Лекція відбулася 16-17 квітня у Львові під час навчання в рамках проекту “Транснаціональна мережа з захисту прав призовників: захист молоді в ситуації державної дискримінації”, що реалізується в Україні ГО “Центр Громадянських Свобод” за фінансової підтримки Європейської Комісії, та організоване Інститутом Політичної Освіти та Національним комітетом громадянської кампанії “МОЛОДІЖНА ВАРТА: молодь за вами спостерігає!”:

Роль засобів масової інформації важко переоцінити сьогодні. В першу чергу ми повинні говорити про величезний вплив на свідомість людини, який сьогодні здійснюють повідомлення мас-медіа. Соціум надзвичайно довіряє всьому тому про пишуть, говорять чи показують ЗМІ. Тому, вони є і будуть потужним каналом комунікації, який ми можемо використовувати в своїх щирих цілях та намірах.

Звісно кожна організація хоче аби про неї та про її діяльність писали. І це правильно, адже тільки так вона може претендувати не те що з нею будуть рахуватись, до неї будуть долучатись, її ініціативи будуть підтримувати.

Проте, аби про вас говорили засоби масової інформації мало просто робити хороші справи. Можна постійно реалізовувати надзвичайні речі, здійснювати корисні кампанії але врешті-решт, так і не потрапити на шпальти газет чи екрани ТБ. В той же час, інколи навіть маленька ініціатива з доволі обмеженим наслідком за правильної інформаційної стратегії, може стати подією тижня, топ-новиною багатьох видань і першим матеріалом місцевих теленовин. Отже, грамотна робота зі ЗМІ – єдиний вихід, або радше – вхід, до інформаційного простору вашого міста, області, країни в цілому.

Звісно, справжнього ефекту можна досягти за умови планової і систематичної роботи. Постійні інформаційні приводи, дають розуміння ЗМІ про ваш професійний, а значить експертний підхід до діяльності. Це означає, що ваша організація буде шанована в колах журналістів. Вони про неї залюбки писатимуть, вам будуть дзвонити за коментарями, запрошувати на передачі, до ваших лав будуть вступати. Громадськість буде знати про вас, адже мас-медіа роблять свою справу, більше того, вас буде знати бізнес, як потенційний спонсор, влада, як реципієнт та партнер ваших ініціатив, донори, як фінансовий ресурс ваших ініціатив.

Проте, все це буде не зразу, і для цього потрібно докласти певних зусиль. Звісно, мова не йтиме про якісь над заходи про більшість з яких ви чули, і навіть могли брати участь у реалізації; проте хотілось би коротко пройтись певною специфікою їх планування та реалізації, аби підвищити якісний рівень ваших інформаційних кроків, а відповідно й їх коефіцієнт корисної дії.

Перш за все треба засвоїти один головний принцип, який суперечить певним усталеним: ЗМІ не буде вас шукати, за вами ніхто не буде бігати, ваші заходи нікому не потрібні, бо роботи в них вистачає і без вас!

Звідси робимо висновок, що не слід чекати доки мас-медіа прийде до нас, а слід самому йти до мас-медіа. Причому йти нагло, з купою роздаткових матеріалів, інформацією про вашу організацію, візитівками і рукою співпраці J Отож наберіться терпіння, сил і часу, аби зробити ЗМІ не тільки партнером, а й інструментом вашої щоденної соціально-важливої роботи.

ПОЧИНАЄМО:

З чого варто почати? Напевно як і в будь-якій справі –  з простого. Давайте задамось у своєму місті питанням: Хто такі засоби масової інформації в моєму регіоні? І щоб довго не гадати, ідемо в найближчий кіоск і скуповуємо всю пресу, яка має відношення до нашого міста, області (взагалі, доволі хороша і корисна в нашій роботі звичка, постійно купувати місцеву пресу). Далі беремо таблицю медіа-карти (в додатку) і починаємо напрацьовувати інформацію. Звісно, таблицю можна розширювати і вдаватись до глибшого паспорту преси, розглядаючи її профільність, зони поширення і т.д. Проте, запропонованої таблиці цілком достатньо аби ефективно побудувати роботу зі ЗМІ. Окремо робимо огляд інтернет сайтів, радіостанцій та телебачення.

Що робити далі, цілком зрозуміло, адже ЗМІ це не щось абстрактне, а конкретне коло людей, які щодня ходять між нами і збирають інформацію доносячи її до ширшого загалу. От саме з цими людьми нам і треба ближче познайомитись. Тому беремо інформацію про нашу організацію, хороший настрій і йдемо в редакції, знайомитись, питати про їхні інтереси й обмінюватись ідеями. Знову не забуваючи про медіа-карту. Гарним успіхом буде якщо окрім офіційного формату знайомства, вам вдасться навести неофіційні зв’язки з журналістами та їхніми головними редакторами, і навіть з верстальником (людина що графічно створює газету) варто товаришувати, бо від його бажання і старання залежить вигляд вашої організації в газеті. Не буду зупинятись на тому як це робити, в кожного свої методи, але на виході ви маєте мати заповнену медіа-карту, яка в подальшому стане вашою медіабіблією, якщо так можна сказати, основною цінністю в медіа роботі.

Після того, як ми зібрали потрібну нам інформацію, ми розпочинаємо довгу і продуктивну дружбу з кожним об’єктом та суб’єктом нашого медіа простору. Пам’ятайте, мас-медіа завжди зацікавлені в новій інформації, а ви, в свою чергу, зацікавленні в поширенні інформації. Отже є простір для співпраці. Головне при цьому, бути впевненим, що наявна у вас інформація – це саме те що зацікавить ЗМІ.

Вкрай важливо стати джерелом надійної та експертної інформації. Не потрібно робити певний захід, аби потрапити в ЗМІ. Достатньо мати ідею матеріалу, який вам під силу написати, що буде цікавим і корисним для читача, а відповідно цікавим головному редактору мас-медіа. Не очікуйте гонорарів і навіть не думайте говорити про це з редакцією, звісно, якщо вам дійсно цікаво цілеспрямовано займатись громадською діяльністю, а не наприклад журналістикою. Так само не просіть публікувати матеріал, просто пропонуйте і питайте чи може бути це опублікованим. Натомість робіть інформаційний продукт цікавим, професійним та актуальним, аби його цікаво було публікувати.

Хочу навести приклад мого товариша, який на початку своєї громадської діяльністі пішов на радіо і запропонував кілька тем для наступних передач, з його участю. Редактор охоче погодилась. Пізніше, через продуктивну практику, товаришу і його організації надавали щотижня годину ефіру, який вони могли будувати на свій розсуд. Пройшло 8 років, товариш вже давно відійшов від цього, але звичка і позитивна практика у журналістів залишилась, тому йому по сьогодні дзвонять та консультуються щодо тем для чергової передачі. Чому б вам не спробувати те саме. У журналістів є поняття творчої кризи. А може вам запропонують вести молодіжну передачу на місцевому ТБ, або готувати відповідний інформаційний блок в якійсь з передач.

Варто відзначити, що всі матеріали, які ви готуєте повинні мати позитивний та конструктивний характер. Тобто, кожен раз коли ви вдаєтесь до критики або констатації нездорових тенденцій, пишіть конструктивні пропозиції, шляхи подолання негативного стану речей. Інакше кажучи: критикуй пропонуючи. Таким чином ви та ваша організація виглядатиме експертом, а не популістом та демагогом.

Дружіть з журналістами та їхніми редакторами. Вітайте їх та їхні редакції з професійними та іншими святами. Дзвоніть конкретному журналісту і вітайте його з днем народження. На своїх заходах не забувайте перекинутись кількома словами з кожним знайомим вам журналістом. З новим обличчям – одразу намагайтесь знайомитись. Дозвольте собі інколи зустрітись з журналістами в неформальних обставинах, питайте чим вони живуть і які в них плани. Діліться своїми баченнями і ідеями. І ніякому разі не конфліктуйте. Навіть якщо останній їхній матеріал не на вашу користь. Пам’ятайте, останнє слово завжди буде за журналістом J Тому не діліть їх на чужих і свої, ставтесь до всіх однаково, без упередженості, намагайтесь знайти порозуміння з кожним. Тоді до вас і вашої організації ставитимуться прихильно. Розглядайте кожного представника ЗМІ як партнера, а не як поширювача інформації. Зробіть представника мас-медіа – журналістом-френдом.

(!) ніколи не платіть за метеріал, ЗМІ при своїй внутрішній конкурентності, досить тісно взаємодіють, тому інформація швидко «дістане ноги» і наступного разу в черговій редакції вас направлять у відділ реклами. Те саме стосується фуршетів. Не піддавайтеся хибній думці про те, що хороший фуршет дорівнює хорошому матеріалу у ЗМІ. Це не завжди так, автор цих рядків на початку своєї журналістської діяльності часто ходив на фешенебельні заходи через фуршет, при цьому ручку й блокнот лишав у редакції. Ця практика притаманна багатьом журналістам. Звісно, частувати журналістів інколи варто, але все має впиратись в конкретні підстави й доцільність, наприклад: круглий стіл, який в обідній час тривав більше трьох годин, просто змушений завершитись мінімум якоюсь холодною закускою. Звісно, все вищеперечислене не стосується кави і печива. Цим балувати ЗМІ – рекомендується J

МЕДІА-СУПРОВІД ЗАХОДІВ:

Плануючи захід ваша організація не може обійтись без медіа підтримки, адже тоді існує велика загроза, що про пророблену вами роботу, дізнається вкрай мала кількість людей, а ви при цьому, стільки доклали часу й зусиль до реалізації корисних речей.

Тому важливо, в план заходів прописати графік інформаційних складових. Як правило їх умовно можна розділити на три цикли: за тиждень, за три дні та безпосередньо, день проведення заходу.

За тиждень:

Готуємо прес-анонс заходу. Робимо розсилку по ЗМІ повідомляючи їх про подію, що відбудеться через тиждень. Таким чином, кожна редакція друкованого видання, проводячи свою щотижневу планірку з обговоренням змісту наступного номеру, обов’язково обговорить й вашу подію, закріпивши за неї конкретного журналіста. Медіа в свою чергу, теж відзначать ваш захід в своєму щоденному календарі.

За три дні:

Тут варто розпочати роботу над прес-релізом, та іншими супровідними матеріалами, які й будуть складати прес-пакет для журналістів. Також, варто обдзвонити знайомих вам журналістів і поцікавитись, чи буде від їхнього ЗМІ хтось на заході. Дзвонити головним редакторам з цього питання не варто, хіба що це близький ваш товариш. Важливі для вас мас-медіа, можна особисто навідати. Не забудьте прихопити всю потрібну інформацію у паперовому вигляді. Попросіть дружні вам інформаційні інтернет портали розмістити ваш анонс на своїх сторінках. Для вас важливо аби інформація про захід повисіла кілька днів. Як правило, редактори сайтів в цьому не відмовляють. Поширте інформацію соціальними мережами, підпишіть туди друзів, та поросіть їх в свою чергу підписати друзів. Проведіть інструктаж з членами організації, що братимуть безпосередню участь у заході, по роботі зі ЗМІ. Ще краще, якщо у вас є окремо визначена для контакту з медіа людина. З нею можна детальніше проговорити план дій.

День проведення заходу:

Як було вже зазначено раніше, добре коли є конкретна особа з вашої організації, яка відповідає за роботу зіз ЗМІ. В неї обов’язково наявний роздрукований список з контактами усіх мас-медіа та журналістів-френдів. Таким чином, ваш представник може оперативно зв’язуватись з важливими для вас ЗМІ, які чомусь затримуються на початок заходу. Паралельно, всі журналісти, які прибувають до вас проходять реєстрацію відзначаюсь в листку реєстрації учасників. Навіть якщо захід відбувається на вулиці, вам все одно важливо знати хто був і які його контакти. Тому озбройте вашого члена команди планшетом із затискачем та кульковою ручкою. Одразу після реєстрації, учасник отримує підготований вами прес-пакет. Якщо ваш захід побудований у формі флеш-мобу, який, як відомо, триває не більше п’яти хвилин і має театральний характер, вам потрібно проінструктувати та скоординувати представників ЗМІ. Тут знову підкреслимо користь відповідальної за мас-медіа особи, яка чітко роз’яснює, що буде відбуватись в найближчий час, та помагає операторам та фотографам зайняти найбільш зручну позицію для зйомки.

Після закінчення заходу, варто дати можливість бажаючим журналістам взяти ексклюзивну інформацію від ініціаторів заходу, іншими словами – інтерв’ю. Для того аби це виглядало більш природно, відповідальна за ЗМІ особа може оголосити про це журналістам і навіть вказати на ключових фігур організації, з якими варто в першу чергу говорити про захід.

Оновлюємо свій прес-реліз, додаємо фото в прес-пакет і поширюємо згідно медіа-карти серед ЗМІ. Не забудьте зателефонувати журналістам-френдам чи дружнім вам головним редакторам, і уточнити чи отримували вони прес-пакет й, відповідно, чи можна розраховувати на матеріал у їхніх ЗМІ.

Зверніть особливу увагу на інтернет видання, які дуже рідко намагаються переробити ваш реліз, адже це займає часу, а в інтернеті головне оперативність. Тому, часто вони закидують інформацію в тому вигляді, в якому ви їм її подали. З часом, сайтам не захочеться публікувати те саме, що публікують інші портали. Тому намагайтесь підготувати для кожного інтернет видання прес-реліз з унікальною родзинкою, аби новина на їхньому сайті відрізнялась від новини на інших. Привчіть їх до цього, і ваша інформація безумовно буде розміщена оперативно і в повному об’ємі. Не скупіться на фотоілюстрації, інтренет не економить площу, натомість, намагається використати всі свої візуальні і аудіальні можливості. Доречі про останні, незле буде зробити кілька записів на телефон чи фотоапарат. Якщо картинка терпима і є звук, залийте їх для інтернет сайтів.

Не забудьте поширити інформацію про захід соціальними мережами, і дайте посилання на всі сайти, які вас друкували. Зробить приємне кожному з них, і розкажуть усім про черговий успіх вашої діяльності.

ПРЕС-РЕЛІЗ

Один з найпоширеніших методів роботи зі ЗМІ. Його ми використовуємо, як підсумок певних інформаційних заходів: круглий стіл, прес-конференція, брифінг і т.п.

Його можна сміливо вважати «рибою» для матеріалів журналістів, адже за допомогою його тексту можна швидко написати матеріал. До того ж, дуже часто прес-реліз стає підставою для матеріалу в ЗМІ, навіть якщо представник мас-медіа не був на вашому заході.

Варто пам’ятати важливі моменти готуючи прес-реліз.

Яскравий, змістовний і в той же час короткий заголовок, що передає суть події.

Перший абзац повинен мати змістовний виклад суті події, і зацікавлювати. Важливо звернути увагу журналіста, який тримає прес-реліз. В тексті закладена формула «Що?, Де?, Коли? І Хто?». Відповіді на ці питання мають бути розкритими.

Далі викладаємо другорядні речі. Структура матеріалу повинна виглядати від важливого до менш важливого. Вкінці матеріалу подаються коментарі. Наприклад, якщо це прес-конференція то коментарі доповідачів. На більше одного абзацу на кожного.

Речення треба давати короткі, не більше 20 слів. Між абзацами треба пропускати один рядочок.

Загальний розмір прес-релізу – одна сторінка, проте бувають випадки коли їх дві. При цьому пам’ятайте вислів Т. Вільсона: «Якщо ви хочете, щоб вашу докладну прочитали, напишіть її на одній сторінці».

Очевидно, що грамотно сладений і професійно написаний прес-реліз перероблятись не буде. Звідси висновок: писати треба професійно, при цьому, намагаєтесь не вживати професійної та вузько специфічної лексики, навіть якщо ви говорити про методологію моніторингу.

Вкінці прес-релізу ставимо три зірочки ( *** ) як знак завершеності тексту. Інколи під ними друкується невеличка довідка. ( Довідка: ) де можна написати кілька речень про організацію, чи про проект, в рамках якого реалізовувався захід. Всі ці речення виділяємо курсивом.

Прес-реліз часто можна готувати наперед, роздаючи його безпосередньо перед заходом. Проте, після завершення прес-конференції (наприклад) текст документа потрібно оновити, актуалізувати. У вузьких колах такий документ називають пост-реліз.

Дуже важливо звертати увагу на оформлення документу. Бажано, аби це був фірмовий бланк організації із зазначенням логотипу, контактів та адреси. Якщо загальний обсяг документу більше ніж дві сторінки, не варто друкувати все на одному листку. Друкуйте кожну сторінку на окремому аркуші.

ПИШЕМО ПРЕС-АНОНС

Прес-анонс це єдиний грамотний та фаховий спосіб повідомити засіб масової інформації про подію, яка відбудеться найближчим часом. При цьому, варто пам’ятати, що природа прес-анонсу не тільки інформувати, а й зацікавлювати. Інакше до вас може ніхто не прийти. При цьому, такий продукт відрізняється від афіші чи чогось подібного, а ближчий до статті, яку можна опублікувати чи оприлюднити в ЗМІ. Тож і відноситись до написання прес-анонсу треба як до  матеріалу в газеті.

Канвою прес-анонсу є інтрига. Тому грамотний продукт має розказати про цікаві моменти заходу, але не розкривати їх в деталях. Інколи можна вдатись до невеличкого перебільшення, але все, звісно, в міру. Наприклад: «Завтра, 12 квітня в приміщенні Львівського прес-клубу журналісти дізнаються куди пішли гроші виділені на «Євро 2012». Звісно, насправді доповідачі будуть розказувати про цілком природні (інколи нудні) речі, в тому числі, на які заходи в контексті підготовки витрачаються кошти, але ж інтрига свою справу зробила.

Оформлення прес-анонсу багато в чому схоже на прес-релізу, тому не буду в деталях тут зупинятися. А от що стосується змістової частини, то тут є свої особливості.

Перш за все заголовок, який має бути влучним та інтригуючим. 70% успіху чи читатимуть ваш прес-анонс залежить саме від нього. Тому, до нього варто підійти серйозно зі здоровим натхненням.

Далі слідує перший абзац, в якому ми повідомляємо «Що?, Де? і  Коли?» відбудеться. Коротка суть події. Намагайтесь вичерпно пояснити всім охочим, де і о котрій годині відбудеться ваш захід, та як потрапити на нього. Інколи цю інформацію виділяють жирним шрифтом в контексті абзацу.

Наступними абзацами розкриваємо важливі деталі події, наприклад, перелік тем, які будуть обговорені на заході. Окремим чином зазначмо доповідачів, та їхні посади. Коли мова йде про акцію, то варто зазначити проблему, на вирішення якої спрямована акція (коротко), мету, результат на який організатори очікують отримати.

Вкінці після позначки трьох зірочок ( *** ) зазначаємо організаційні деталі та режим роботи преси, додаткові контакти. Часто можна зустріти прес-анонси в яких вкінці ще раз зазначається час, місце та дата.

Прес-анонс обов’язковий компонент вашого медіа супроводу. Привчіть ЗМІ до того, що всі заходи в яких ви берете участь анонсуються за допомогою прес-анонсу.

Розсилайте прес-анонс згідно вашої медіа-карти. І не забувайте зателефонувати журналістам-френдам, аби зауважити про наявність прес-анонсу на їхній пошті.

ПРЕС-КОНФЕРЕНЦІЯ

Прес-конференцією варто називати захід організований для представників засобів масової інформації, з метою поширення інформації суспільного значення до якої має відношення ваша організація.

До організації такого заходу потрібно підійти зважливо. Адже всі організаційні кроки потрібно виконати на гідному рівні, інакше ви можете не тільки провалити прес-конференцію, а й нашкодити іміджу власної організації.

Перш ніж визначитись з датою заходу потрібно дізнатись чи не відбуватимуться в той самий день і час інші важливі медіа заходи, через які частина ЗМІ може не прийти на вашу прес-конференцію. Якщо є збіги, то перенесіть захід на інший зручний час.

Також, потрібно розуміти, що є несприятливі дні для будь-яких медіа заходів. Наприклад в суботу та неділю, журналіст містечкового видання 8 разів подумає і три рази спробує вговорити свого головного редактора, аби не йти на прес-конференцію.

П’ятниця – випусковий день, а тому газети як правило зверстані вже і навряд матимуть можливість розмістити вашу інформацію. А це означає, що найбільш читабельні суботні номери газет – ви пропустите. А на наступний номер, ця інформація буде неактуальною.

Ідеальними днями в тижні з точки зору проведення медіа заходів є понеділок – середа. Час з 11.00 до 14.00. Але при цьому, варто згадати про те що ви не одні, а тому зважте аби ваш захід не конкурував із подією, наприклад, губернатора, на який журналісти охочіше поїдуть, а декого, охочіше поженуть.

Запрошення на прес-конференцію потрібно надіслати заздалегідь за 4-3 дні, до її проведення, дублюючи його повідомленням за день до заходу. Інколи, варто надіслати його поштою зранку в день заходу, з нагадуванням про подію що відбудеться через кілька годин. Тут варто усвідомлювати, що запрошення на прес-конференцію, як і будь-який інший захід, не варто лишати на самоплин, поширивши емейлами анонс. Інакше все може погано закінчитись, наприклад, двома журналістами які проходили повз.

Запрошення, як правило, робиться у формі прес-анонсу. Надсилаємо його користуючись наявною медіа базою. Як правило це робиться електронною поштою, в темі листа вказуючи що це анонс заходу. Якщо це дуже важливий захід, то варто занести запрошення безпосередньо в редакції та вручити їх головним редакторам. Також, не зайвим буде продзвонити телефоном знайомих вам журналістів, і попередити їх про захід який у вас буде, із запрошенням його відвідати.

Якщо у вас є дружні стосунки з представниками інтернет-видань (а такі стосунки варто мати) то попросіть їх виставити ваш анонс на їхньому веб порталі за 1 день до заходу в дообідній час. Звісно, такий анонс повинен дещо відрізнятись за формою і змістом від прес-анонсу, містити більше інтриги та мати цікавий заголовок, який би якісно виділявся в загальній стрічці новин.

Готуючись до прес-конференції варто заздалегідь ознайомитись з умовами приміщення, де ви будете проводити свій захід. Особливо варто звернути увагу на наявність розеток, достатньої кількості стільців та столів, освітлення приміщення, екрану для мультимедійного проектору або стіни, на яку можна буде зручно проектувати ваші матеріали, наявність інтернет та коректність його роботи. Аби було легше все прорахувати, спробуйте уявити поетапно весь ваш захід від моменту вашого приходу, до моменту покидання приміщення.

В ДЕНЬ ПРОВЕДЕННЯ:

На захід Вам варто прийти за 20-30 хвилин до початку. Особливо це важливо робити тоді, коли вам треба настроїти мультимедійний проектор чи організувати інші важливі супровідні технічні засоби.

Розклеїти таблички-дороговкази, аби представники ЗМІ та гості могли зорієнтуватись на вході та між поверхами приміщення. На дороговказі варто розмістити напис на кшталт: «Прес-конференція Інституту Політичної Освіти: 2-й поверх, конференц-зала». Можна їх прикрашати стрілочками з відповідними напрямами.

При вході до приміщення де безпосередньо відбуватиметься прес-конференція, або всередині нього, варто організувати стіл для реєстрації та роздаткових матеріалів. Тут потрібно залишити два листки для реєстрації учасників прес-конференції, кілька ручок, відповідно, та всю іншу інформаційну продукцію починаючи з прес-релізу (прес-пакетів) закінчуючи матеріалами про вашу організацію та візитівками. Добре було б, якби ви могли призначити когось зі своєї організації відповідальним за реєстрацію та роздаткові матеріали.

Лист для реєстрації учасників має містити колонки для зазначення прізвища імені та імені по батькові особи; назву видання, яке він представляє; телефону; електронної адреси. (якщо ми проводимо круглий стіл, то в листі для реєстрації учасників варто додати колонку для зазначення посади особи, а також місця для її автографа). Звісно, аби ваш лист мав презентабельний вигляд, зверху листа варто розмістити лого вашої організації та її партнерів чи донора, які мають відношення до цього заходу, разом з підписами що розшифровують їхню назву. Нижче розміщуємо напис «Лист реєстрації учасників», назву заходу, дату та місце проведення. Список буде важливий нам для звіту (якщо це важливо) та оновлення нашої медіа-карти.

На столах де будуть сидіти доповідачі треба розмістити таблички із зазначенням їхнього прізвища та імені (ніякому разі не ініціалів). Інколи можна вказувати посади доповідаючих, але в цьому не завжди є сенс, так як в роздаткових матеріалах вони й так зазначені. Таблички мають бути чіткими та читабельними. Пам’ятайте, що дуже часто саме вони втрапляють в кадр відеокамери чи фотокамери, коли та знімає особу-доповідача. За спинами доповідаючи, можна повісити банер організації чи кампанії, якщо такий є.

Також, на столах доповідачів треба залишити пляшки з водою (маленькі пляшки) та стаканчики відповідно до кількості доповідачів. Прослідкуйте, аби вони не заважали доповідачу та не кидались в кадр фото- та відеотехніки. Незайвим буде розмістити на столі кілька аркушів чистого паперу з ручками.

Інколи, якщо це дозволяє ваша фінансова спроможність можна підготувати на столах для журналістів пляшечки з водою та стаканчиками.

Варто одразу визначити місце де будуть розташовуватись відеокамери. Воно має бути безпосередньо перед доповідачами, до того ж, від нього має бути вільний доступ до їхніх столів, наприклад, аби поставити чи поправити мікрофон.

Під час прес-конференції якщо використовується мультимедійний проектор, то варто призначити асистента доповідачу, аби той не відволікався на технічні моменти пов’язані з перегортанням слайдів, сконцентрувавшись на доповіді. Очевидно, що асистент повинен ознайомитись зі специфікою матеріалу заздалегідь.

Прес-конференцію варто записувати на власний диктофон, аби потім можна було використати інформацію для оновлення прес-релізу, та й загалом, мати аудіо архів заходів вашої організації. Також. Ви можете надати аудіо запис журналісту, який не був на вашому заході. Проте, має бажання про нього написати. Те саме стосується фото. Фотоапарат може бути закріплений за особою, яка реєструє учасників. Фотоматеріали вам знадобляться для розсилки прес-пакетів між ЗМІ. (переконайтесь в наявності свіжих батарейок, картрідера)

По закінченню прес-конференції оперативно доповніть прес-реліз інформацією, яка прозвучала на заході. Пам’ятайте, що в тексті документа має бути все найцікавіше. Все що не вміщається, але на вашу думку є цікавим, ви можете надіслати окремим інформаційним документом. Додайте до всього файли кількох вдалих фотографій, довідкову інформацію про вашу організацію (з контактами та адресою) та про проект чи захід, який дозволить журналістові скласти уявлення про суть, причини проведення прес-конференції. Розішліть все користуючись власною медіа-базою та реєстраційним листом учасників.

ПРИЙОМИ ПРОВЕДЕННЯ:

Оптимальною кілкістю доповідачів – є одна, дві особи. Рідше може бути три, але варто уникати кількості більше двох, адже тоді ефект інформаційного заходу може постраждати через розсіяння джерел інформації. Грамотно це виглядає, коли один доповідач розкриває тему, а другий коментує її як експерт.

Захід має модерувати окрема особа. Навіть якщо на заході один доповідач, все одно потрібно комусь його представити, до того ж модерація потрібна в блоці запитань-відповідей.

Обговорювати варто одну-дві головні теми. Не розпорошуйтесь на інформацію.

Починати варто із тактовним запізненням на 5 хвилин, що є цілком допустимим.

На початку модератор вітає всіх, ще раз називає тему заходу та її актуальність Також, він представляє доповідачів і коротко зазначає їхнє відношення до теми розмови. Після цього передає слово одному з них.

(!) Важливо, поки доповідач не почав розмову взяти кілька секунд паузи аби виставити мікрофони та диктофони. Те саме стосується ситуації, коли ми передаємо слово наступному доповідачу.

Вступне слово доповідачів не повинно перевищувати 20 хвилин. Тут потрібно озвучити головне питання, через яке пуло зібрано пресу. Все інше, можна буде озвучити під час запитань.

Блок запитань можна займати від 20 до 40 хвилин. Переходячи до нього варто зробити домашню заготовку в 1-2 питання, адже журналісти не завжди можуть одразу після виступу доповідача перейти до запитань, через що інколи буває незручна пауза.

На питання потрібно відповідати простими короткими реченнями. Говорити треба коротко не вдаючись в зайві деталі. Ніякому разі не потрібно входити в суперечку з журналістом. Так само, не варто відходити від зазначеної теми, що дуже часто буває під час блоку питань-відповідей. В такому випадку розмова заходить про все на світі, тому варто одразу її присікати.

Розмову потрібно контролювати, і якщо процес запитання-відповідь плавно перейшов у дискусію (чи ще гірше суперечку), потрібно жорстко, але тактовно зупинити цей процес, і передати слово для наступного запитання.

Варто зазначити ближче до кінця, що запитання є задається – є останнім.

БРИФІНГ

Поняття брифінгу близьке до прес-конференції. Проте, він е передбачає блоку запитань, до того ж, як правило доповідачем на брифінгу є одна особа. Використовують брифінги коли потрібно заявити свою позицію (позицію організації) щодо тих чи інших подій. По закінченню брифінгу журналістам роздається повний роздрук тексту брифінгу. Його організація та підготовка, має ті самі особливості що й прес-конференції.

(!) Не зловживайте прес-конференціями чи іншими медіа-заходами, робіть їх тільки тоді коли це справді необхідно, важливо і цікаво. Інакше, ЗМІ втратить до Вас інтерес і на наступний ваш захід може не прийти.

КОМЕНТАР & ІНТЕРВ’Ю

Не виключено, що після кількох вдалих медіа приводів, ви станете позиціонуватись серед журналістів, як експерт. А тому. До вас все частіше будуть звертатися представники мас-медіа за коментарями. І якщо, друковане видання може стерпіти певні ваші промахи в стилістичні побудові коментарів, то радіо, а особливо телебачення, змушені будуть дати все як є, при цьому кромсаючи 2 хвилинний коментар, аби витягнути з нього 30 секунд синхронну.

Отож, пропоную розглянути кілька порад:

1)     Перш за все уточніть, де використовуватиметься коментар і скільки ефірного часу на нього буде відведено.

2)     Визначте логічний стержень повідомлення і старайтесь не відходити від нього протягом всього коментарю.

3)     Відкиньте всі пусті і залишені суті фрази, мінімум форми, максимум змісту, лише короткі й наповнені фактажем фрази.

4)     Втрату в образності висловлювань, можна надолужити емоційним забарвленням. Особливо це буде яскраво виглядати в картинці телеекрану. Глядач має бачити що ви переймаєтесь питанням і воно вам близьке.

Дещо іншу специфіку може мати ваш виступ на телепрограмі чи радіоефірі. Рано чи пізно вам доведеться там побувати, а з часом, продовжуючи свою активну діяльність ви будете там чи не щокварталу.

Загалом, тут варто притримуватись порад що наведені вище, при цьому слід додати:

1)     Не розраховуйте на те, що програму в записі хтось редагуватиме. Ставтесь до будь-якої передачі, як унікального й неповторного прямого ефіру.

2)     Якщо важко відповісти на певне питання, варто відвето зізнатись що не володієте цією темою.

3)     Якщо в студії є опонент, варто завжди проявляти повагу до нього, за будь-яких обставин.

4)     Не чіпайте теми в яких погано орієнтуєтесь.

5)     На провокаційні питання відповідайте коротко і спокійно.

6)     Знайте, що в кінці вам обов’язково дадуть можливість на 2 хвилини спічу, тому будьте до нього готові і намагайтесь вкласти в нього максимум хорошого враження, останні репліки завжди більше запам’ятовуються.

НУ І НАСАМКІНЕЦЬ

Збирайте і архівуйте всю інформацію яка вийшла про вашу організацію чи кампанію в ЗМІ. Якщо це буде газета – виріжіть матеріал і підшийте у спеціально створену папку. Якщо це виступ на радіо чи телебаченні, спробуйте попросити копію на окремому диску, або зверніться до товариша аби той записав вас через тв-тюнер на комп’ютер. Інтернет новину зберігайте або робіть прінтскріни. Словом, робіть так, аби у вас з’явився медіа-архів, який наприкінці кожного року можна проаналізувати і описати в окремому документі – медіа-звіті.

Повірте, коли  ви підете до потенційного партнера чи спонсора, і в контексті презентації своєї організації, продемонструєте кількісні і якісні показник вашого медіа-звіту, шанси на подальшу співпрацю у вас зростуть в кілька разів. Для ваших співрозмовників, подібного роду інформація, буде вагомим сигналом, про те що ви серйозна організація з якою варто мати справу, більше того, частина з них матиме за честь співпрацювати, або бути спонсором вашого заходу.

П.С.

Я і команда Інститут Політичної Освіти, бажає вам успіху у вашій діяльності. Ми сподіваємось, що інформація з якою ви ознайомились зможе допомогти вам стати затребуваним експертом в медіа просторі, а ваша організація з її ініціативами, будуть об’єктом цікавих інформаційних продуктів місцевих та всеукраїнських засобів масової інформації. Тримаємо за вас палці, і очікуємо новин про вас :)

Читайте також інтерв’ю з ФРІшником Михайлом Лебедем “Достучаться до СМИ. Три шага к тому, чтобы вас услышали”http://fri.com.ua/?p=11318

Напишіть відгук